A digitalizáció nem akkor lesz a leghatékonyabb, ha azonnal és mindenáron száműzzük a papírt az irodából. Az adott vállalati igényeihez mérten kell eljárni és ahol csak lehet digitalizálni, de közel sem biztos, hogy ez mindenhol lehetséges azonnal hatékonyan.

Ma a papír az irodában gyakran egyet jelent az elavult, analóg, pre-digitális világgal, és sok cég arra törekszik, hogy teljesen száműzze a papírt. Azonban nem minden esetben ez az ideális megoldás: gyakran a hibrid (papír és digitális) folyamatok jelenthetik legmagasabb hatékonyságot és terelhetik a folyamatokat a további digitalizáció felé – hívja fel a figyelmet az idén 70 éves, Magyarországon több mint negyedszázada aktív Iron Mountain, amely egy használaton kívüli vasércbányában indulva vált a papíralapú és digitális információ kezelés szakértőjévé.

A digitalizáció már 1951-ben elindult

Napjainkban hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy a digitális forradalom az utóbbi néhány év sajátossága, és ezt az érzetet felerősíthette a COVID-járvány, melynek hatására az online szolgáltatások használata korábban nem látott szintre emelkedett. A vállalkozásoknak, intézményeknek és a magánszemélyeknek is végre kellett hajtaniuk a maguk digitális átállását. Pedig az a folyamat, amit digitális transzformáció néven ismerünk, jó néhány évtizeddel ezelőtt vette kezdetét. 1951-ben jelent meg a világ első, kereskedelmi forgalomban kapható számítógépe, az UNIVAC. A berendezés létrehozását az a piaci igény ösztönözte, hogy a beinduló globalizáció következtében óriásira nőtt vállalatoknak segítségre volt szükségük az egyre nagyobb mennyiségű adathalmaz tárolásában és feldolgozásában, digitálisan.

Az UNIVAC számítógéppel egy olyan folyamat indult el, ami alapjaiban változtatta meg az információ kezelését, a folyamatok szervezését, a kapcsolattartást és teljesen új iparágakat hozott létre, amelyek aztán új kihívásokat szültek. Az e-kereskedelemre például nagymértékben növelte az igényt a biztonságos elektronikus fizetésre, illetve új szintet hozott például az ügyfélkezelésben. Ma kevés vezető vonja kétségbe a digitalizáció jelentőségét és előnyeit. Ám miközben mindenki erről a folyamatról beszél, kevesen gondolnak bele abba, hogy tulajdonképpen mit is jelent ez, mivel jár és mi is a jelentősége.

„Bár a digitalizációt fontosnak tartják a cégvezetők, az már kevésbé jellemző, hogy jól átgondolt tervük legyen arra, hogyan valósítják azt meg úgy, hogy az átállás minden szempontból a társaság hosszú távú érdekeit szolgálja – mutat rá Nagy Rita, az Iron Mountain Magyarország ügyvezető igazgatója. – Ma a papír az irodában sok esetben egyet jelent az elavult, analóg, pre-digitális világgal. Pedig a papírlapokon kézzel írott szöveg általában csak aláírás formájában szerepel, a többi valamilyen szoftverrel generált tartalom. Vagyis maga a digitalizáció tette lehetővé, hogy számítógépek és nyomtatók millióinak használatával papírba fojtsuk az irodáinkat. Mi a megoldás, száműzzük teljesen a papírt? A technológia és a szolgáltatások – ma már e-aláírás is van – adottak ehhez, de nem minden üzleti és működési területen mondható ki biztosan, hogy az azonnali átallás és digitalizáció a leghelyesebb üzleti megközelítés. A hosszú távú cél persze érhető módon az, hogy ahol csak lehet, kiváltsuk a papírt, de a folyamat átgondolatlan végrehajtása akár súlyos fennakadást vagy károkat is okozhat.” – emelte ki a szakember.

A digitalizáció nem lehet öncél: fontos, hogy ne az „asztalfióknak” készüljön a digitális stratégia

A digitális transzformáció kapcsán nem szabad megfeledkezni arról, hogy minden cégnek mások az igényei, más fejlettségi szinten és más-más környezetben működik. Többek között ezeket a tényezőket figyelembe véve és alkalmazkodva érdemes elindulni a digitalizáció útján. A jó digitális transzformációs stratégia az átmenet megtervezéséről és gördülékeny lebonyolításáról szól. A papír alapú dokumentumoknál maradva ez olyan hibrid (papír-digitális) folyamatok felállítását is jelentheti, amelyek az optimális ütemben terelik a szervezetet előre a digitalizációban. Ahhoz, hogy ez az utazás a cégvezetők reményei szerint alakuljon és az elvárt eredményt hozza, érdemes nagy tapasztalattal rendelkező szakértőket bevonni a folyamatba – lehetőleg olyanokat, akik mind az analóg, mind a digitális megoldások területén nagy, akár több évtizedes tapasztalattal bírnak.

„Nem szabad abba a hibába esni, hogy a digitalizációt tekintsük a célnak. Hiszen ha egy vállalat elhatározza, hogy mostantól csak e-aláírással hajlandó az ügyfelekkel hivatalos ügyben kommunikálni, de az ügyfelek erre nem nyitottak, alul fog maradni a versenyben. A digitalizáció csupán egy eszköz, amitől hatékonyabban, jobban működhet a vállalkozásunk és nagyobb esélye lesz arra, hogy megállja a helyét hiperglobalizált világ egyre keményebb versenyében. Ráadásul egyértelmű összefüggés van a digitalizáció szintje és a rugalmasság, a váratlan eseményekre történő gyors reagálás képessége között, ami például az olyan helyzetekben, mint a mostani COVID-járvány kimondottan jól jön” – tette hozzá Nagy Rita.

Vasércbányától a digitális megoldásokig. A létfontosságú információk biztonságos tárolása iránti növekvő igényt ismerte fel Herman Knaust is, aki eredetileg gomba termesztéséhez vásárolt egy használaton kívüli vasércbányát, amelyet Vashegynek (Iron Mountain) keresztelt el. Egy idő után profilt váltott, így jött létre 70 éve, 1951-ben az Iron Mountain vállalat, amelynek az első tárolói a bánya gyomrában voltak. A legelső ügyfél egy bank volt, amely letét-nyilvántartásainak mikrofilm-másolatait és aláírási kartonjainak másodpéldányait páncélozott gépkocsikban szállította el a létesítménybe. A Magyarországon 1994 óta tevékenykedő vállalat végigélte és lekövette a digitalizáció folyamatát, és napjainkban az irattári megoldások, külső helyszínen történő irattárolás mellett szkennelési és digitalizálási szolgáltatásokat, elektronikus archiválást és folyamatautomatizálást is kínál ügyfeleinek – vagyis a papíralapú és digitális megoldások egyaránt megtalálhatók portfoliójában.